防衛省における文書管理の改善措置について(概要)

平成19年12月26日

1 調査結果の概要

 補給艦「とわだ」航泊日誌誤破棄事案を受け、防衛省・自衛隊全組織(文書管理者約5,000人)を対象に行った文書管理状況(本年10月1日現在。行政文書ファイル数約230万件)の調査結果の概要は次のとおり。

(1)文書の誤破棄

6隻の船舶の文書

  • 補給艦「とわだ」の航泊日誌
  • 護衛艦「みねゆき」、「ゆうばり」、「いしかり」の航泊日誌
  • えい船2隻の火薬庫日誌

※「とわだ」の事例は10/29に、「みねゆき」及び「ゆうばり」の事例は10/31に公表済み。「いしかり」の事例は10/31に所在不明として公表していたもの。

(2)文書の所在不明(誤破棄等の可能性あり)

統合幕僚監部の文書ファイル5件
護衛艦「ありあけ」の航泊日誌

※「ありあけ」の事例は10/31に所在不明として公表していたもの。

(3)除籍船の文書の誤破棄及び所在不明

誤破棄(3隻※)

  • 当直記録: 1隻
  • 機関来歴簿: 1隻
  • 火薬庫日誌: 2隻

所在不明(90隻※)(誤破棄の可能性あり)

  • 船舶記録:88隻
  • 航泊日誌: 3隻
  • 機関日誌: 3隻
  • 機関来歴簿: 1隻
  • 火薬庫日誌: 2隻

※ 2つ以上の事例に該当する船舶は1隻として計上

(4)その他の不適切な文書管理の事例

行政文書ファイル管理簿の記載漏れ
管理簿と文書ファイル背表紙の情報の不一致

2 対応策

 上記の調査結果を踏まえ、再発防止を図り、防衛省における文書管理を改善するため、以下の措置について、可能なものから順次実施。

(1) 既に実施した措置

ア 管理簿の定期更新の際の失念による記載漏れの修正
イ 管理簿と文書ファイルの背表紙の情報の不一致の修正

(2) 今後速やかに実施する改善措置

 以下の各項目について改善措置の内容、措置に係る行程表及び措置要領を本年度末までを目途に確定するとともに、可能なものから速やかに実施。

ア 文書管理規則の教育の徹底

① 全隊員に対する教育
  • 文書管理マニュアル(文書の表紙に不開示情報の有無、保存期間等を標示すること等)の作成及び配布
  • 自己点検のための文書管理月間の設定 等
② 文書管理者及び文書管理監督者に対する教育
  • 集合教育及び巡回教育
  • 人事異動又は組織の改廃に伴う着任時教育 等

イ 実効的なチェック体制の確立

  • チェックリストや検査マニュアルの作成
  • 第三者による複層的なチェック体制の構築 等

ウ 文書管理に係る規則の見直し

  • 規則体系の簡素化・一覧性の向上
  • 保存期間の例示の充実
  • 廃棄手続の厳格化

(3) 政府全体としての取組みを踏まえつつ実施する改善措置

 文書管理に関する政府全体の取組みを踏まえ、以下の点について検討を進め改善措置を実施。

ア 一元的な文書管理システムの利用のあり方の検討
イ 歴史的文書等の保存のあり方の検討

 

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